راهنمای دورکاری و کار در منزل
دور کاری (teleworking)
مقدمه
با افزایش شیوع ویروس کووید – ۱۹ در سطح ایران و جهان و مخاطراتی که برای سلامتی افراد در دنیای کسب و کار به همراه دارد، مشکلات بسیاری برای اکثریت کسب و کار پدید آمده که منجر به کاهش چشمگیری در فعالیت اقتصادی بنگاه‌ها پدید آمده است. برخی از کارفرماها به صورت داوطلبانه برای کاهش انتشار ویروس و کنترل بیماری و همچنین ادامه فعالیت‌های سازمانشان تصمیم به دور کاری گرفته‌اند. دورکاری، نوعی شیوه کار است که به فرد اجازه می‌دهد بدون نیاز به حضور در محل کار، وظایف خود را با انعطاف‌پذیری بیشتری انجام دهد. ابزارهای ارتباطی در حال توسعه و دنیای مجازی، نحوه ارتباط و انجام کارها را برای قیم‌های دور کار بیش از پیش تسهیل کرده‌اند. با توجه به اینکه این مفهوم در بین اغلب مدیران کشور موضوع بدیعی بوده و تجربه عملی کمتر وجود دارد ممکن است عدم اجرای صحیح آن نه تنها باعث کاهش جدی بهره وری نیروی انسانی شود بلکه حتی باعث افزایش ریسک ابتلاء به کرونا شده و در نتیجه هم هزینه مالی تحمیل کند و هم سلامتی کارکنان و اجتماع را به خطر بیاندازد. لذا کلیه مدیرانی که قصد دارند از فواید ارزشمند دور کاری بهره برده و ریسک‌های آن را به خوبی مدیریت کنند لازم هست دانش خود را در این حوزه تکمیل نمایند. دانشگاه تهران به عنوان سازمانی یادگیرنده همواره بر آموزش و توان افزایی کارکنان، مدیران و اعضای هیأت علمی خود تاکید داشته و بستری را در این راستا برای کادر خود فراهم آورده که طبق ضوابط و پروتکل‌های تعریف شده بتواند مسئولیت اجتماعی خود را بیش از پیش در راستای تحقق شکست کرونا به انجام برساند. در این راهنما به مهمترین مواردی اشاره می‌شود که در زمان دورکاری باید مدنظر قرار گیرند. آنها را به کار ببندید و برای همکاران و آشنایان خود در شبکه‌های اجتماعی و کاری ترویج کنید و تهدید موجود را به فرصتی برای یادگیری و افزایش توان و ظرفیت مدیریتی شرکت خود تبدیل نمائید.
نکات کلیدی جهت کار کردن از راه دور
۱- یک محیط کار اختصاصی و مجهز برای خود مهیا کنید
رعایت بدیهیات ارگونومی مانند میز و صندلی و نور و سرو صدا تأثیر چشمگیری بر نتیجه کار خواهد داشت. از هوای تازه و نور خورشید نیز نباید غافل شد. همچنین بهتر است در این محیط، کار دیگری انجام نشود؛ تا پیش فرض‌های ذهنی این‌طور شکل گیرد اینجا محل کار است.
۲- همکاران باید در تمام مدت ساعات کار در دسترس باشند
به گونه‌ای رفتار شود که در زمان حضور در محل کار رفتار می‌شود (حتی در خصوص موضوعی مانند مرخصی). زمان جلسات فراموش نشود و از طریق کانال‌های ارتباطی پاسخ اعضای تیم داده شود. بر اساس وظایف محوله به سرعت به تلفن‌ها و پیام‌های کاری پاسخ دهید. برنامه منظمی برای ایجاد پنجره‌های زمانی کافی جهت تمرکز و کار عمیق داشته باشید.
۳- کارها و وظایف را دقیقاً اولویت‌بندی کنید و حجم کارهای در جریان را محدود نگه دارید
از ارجاع همزمان چند کار پرهیز کنید؛ و حجم فعالیت‌های باز را مدیریت نمائید. وقتی چند کار به طور همزمان به فردی ارجاع شود راندمان فرد کاهش می‌یابد. دور بودن از فضای کاری می‌تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک کار نسبت به کار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد که چه کارهایی ابتدا باید انجام شود.
۴- کانال‌های ارتباطی مجازی برای همه اعضای تیم ایجاد کنید
جریان اطلاعات و دستورالعمل‌های جدید برای همه اعضا شفاف و در دسترس باشد و این‌گونه نباشد که فقط برخی مطلع شوند. بنابراین استفاده از کانال‌های ارتباطی (به‌منظور اشتراک مطالب) که همه اعضای تیم ترجیح می‌دهند، ضروری است.
۵- اسناد را نام گذاری کرده و برای دسترسی راحت و همزمان در فضاهای ابری به اشتراک گذارید
از فضاهای ابری برای اشتراک فایل و اسناد استفاده کنید. وجود فرایندهای مستندسازی و دسترسی به فضاهای ابری (مانندGoogle Drive ،OneDrive ،Dropbox و…) که همه اعضای تیم بتوانند به‌صورت آنلاین و همزمان از آن استفاده کنند، علاوه بر ایجاد بستری جهت ذخیره اطلاعات، سبب کاهش زمان صرف شده برای اقدامات رفت و برگشتی می‌شود. نام‌گذاری درست و استاندارد فایل‌ها نیز رعایت شود.
۶- محرمانگی اطلاعات را کاملاً رعایت کنید
یکی از چالش‌های دورکاری، خروج اطلاعات از محل کار است. بنابراین لازم است اعضای تیم در اماکن عمومی مراقب باشند. مثلاً هنگام تبادل اطلاعات محرمانه از اینترنت عمومی استفاده نکنید. ممکن است لازم باشد لپ تاپ‌هایی از شرکت خارج شوند، در این صورت ساز و کار مناسبی جهت حفظ امنیت داده‌ها باید اندیشیده شود. همچنین اگر از کامپیوترهای بیرون شرکت فایل‌هایی بین افراد و سرورها منتقل می‌شود از حداقل‌های امنیتی مانند نصب آنتی ویروس بروز اطمینان حاصل شود.
۷- سیستم‌های پشتیبانی مناسب نرم افزاری و سخت افزاری لازم را فراهم کنید
ممکن است اعضای تیم در محل دورکاری به ابزار و تجهیزاتی نیاز داشته باشند (مثل اینترنت و رایانه) که لازم است این مسئله با مدیریت سازمان حل شود و در این زمینه به توافق برسند. برخی از تجهیزات ممکن است از سازمان خارج شود یا اینکه برای افراد اشتراک اینترنت پر سرعت تأمین شود.
۸- مرز امور اداری و زندگی شخصی را مشخص و مجزا کنید
یکی از مشکلات دورکاری، احساس خستگی، خواب‌آلودگی و یا حواس‌پرتی است. همانطور که گفته شد داشتن یک فضای کاری مشخص و منسجم، هرچند کوچک، در محل دورکاری به این امر کمک می‌کند. همچنین اثر مثبتی خواهد داشت اگر خانواده‌ها نیز به‌طریقی توجیه شوند که همکاری که در خانه دورکاری می‌کند، تعطیل نبوده، قرار نیست امور شخصی عقب افتاده‌اش را پیگیری کند و باید از فعالیت حرفه‌ای او تحت شرایط بحرانی فعلی در خانه حمایت نمود.
۹ - جلسات منظم مجازی داشته باشید
ارتباط کلامی مؤثر و به موقع با اعضای تیم وجود داشته باشد. به طور منظم با اعضای تیم جلسه برگزار شود و وظایف آنها پیگیری شود. آمادگی کامل قبل از برگزاری هر جلسه مجازی از جمله اطمینان از دسترسی به اینترنت و مطالعه دستورجلسه) به‌منظور اطلاع از هدف جلسه و ایجاد آمادگی) وجود داشته باشد.
۱۰- فهرست وظایف و میزان پیشرفت آنها را روزانه نمایش دهید
همانطور که گفته شد باید سعی نمود که در مورد کارهایی که لازم است انجام شود از قبل برنامه‌ریزی شده و اولویت‌بندی شوند. حجم کارهای ناتمام تخصیص یافته شده به افراد را محدود نگه دارید. پیشرفت کارها را برای اعضای تیم قابل مشاهده کنیم تا مدیر و سایرین به سرعت و با یک نگاه بفهمند آخرین وضعیت انجام هر کاری چگونه است.
۱۱- در تحویل دادن و گرفتن کارها دقیق و شفاف باشید
در زمان دورکاری وظایف به صورت شفاف محول و دریافت شود و از فهم یکسان اطمینان حاصل شود. منظور از فهم یکسان تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری از سوی سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف از سوی اعضای تیم است. شفاف نمودن جزئیات اینکه از کار چه می‌خواهیم و در صورت وقوع چه شروطی می‌توان کار را پایان یافته تصور نمود نیز بسیار مهم است.
۱۲- مراقبت سلامتی و نشاط جسمی و روحی خود باشید
به مراقبت کامل از سلامتی از طریق انجام حرکات ورزشی و تغذیه سالم اهمیت داده شود. تحقیقات نشان داده است که ویروس کرونا برای افراد سالم از بسیاری از بیماری‌های شایع دیگر کم‌خطرتر است. علاوه بر این بهتر است مرتباً نکات و توصیه‌های بهداشتی به همه اعضای تیم یادآوری شود. به‌علت خانه نشینی احتمالاً حجم فعالیت‌های بدنی و پیاده‌روی کاهش یافته است؛ سعی شود از آفتاب، هوای تازه و قدم زدن روزانه در محیط‌های تمیز و خلوت استفاده شود و طی این مدت از پرخوری نیز اجتناب شود.
۱۳- ارتباط کلامی مؤثر و به موقع داشته باشید
در دوران دورکاری از تمامی ابزارهای ارتباطی برای ایجاد شفافیت در انتقال جزئیات کار باید استفاده کرد؛
اما فراموش نکنیم بسیاری از ارتباطاتی که در روزهای عادی کار در دفتری مشترک رخ می‌دهد در دوران
دورکاری قطع می‌شوند؛ پس کلیه اعضای تیم‌ها و بطور خاص مدیران باید زمان مشخص و بیشتری را به این موضوع اختصاص دهند که با سایر اعضای تیم گفتگو نموده و مطمئن شوند که شنونده خوبی بوده‌اند.
۱۴- بهره وری تیم و افراد را اندازه گیر‌ی کنید
معیاری جهت اندازه‌گیری بهره‌وری اعضای تیم بر اساس میزان عملکرد و خروجی آنها تعیین شود و نه فقط بر اساس تعداد ساعت‌های کار. مثلاً می‌توانید گزارش‌هایی که در زمان دورکاری تهیه می‌شود را ارزیابی و با یک سیستم خبرگی، نمره‌دهی نمائید. بدین منظور معیارهای ارزیابی را به‌خوبی تبیین کرده و از جنبه‌های مختلف به موضوع بنگرید.
۱۵- از ظرفیت‌های دوره‌های آموزشی آنلاین استفاده کنید
نکات کلیدی برگزاری جلسات آنلاین
۱- از تماس تصویری استفاده کنید
۲- از هدست یا هندزفری استفاده کنید
۳- به شکلی واضح و باثبات صحبت کنید
۴- چارچوب‌هایی برای برقراری ارتباط مشخص کنید
۵- سوال را تکرار کنید
۶- از نام‌ها استفاده کنید و سعی کنید زمینه کار را فراهم کنید
۷- اسلایدهایتان را ساده نگه دارید
۸- از اسلایدهای بصری استفاده کنید
۹- به شکلی منظم توجه شرکت‌کنندگان را جلب کنید
۱۰- در مورد اقدامات و جمع‌بندی‌ها شفاف عمل کنید
نکات کلیدی در مورد مدیریت تیم‌ها از راه دور
۱- در مورد نحوه انجام کار با هم توافق کنید
۲- تصویر کلی را به افراد نشان دهید اما انعطافپذیر باشید
۳- انتظارات عملکردی را مشخص کنید و به اعضای تیم‌تان اعتماد کنید
۴- مطمئن شوید که تیم شما پشتیبانی و تجهیزات موردنیاز خود را در اختیار دارد
۵- جلسات گروهی روزانه داشته باشید
۶- جلسات مدیریت عملکرد خود را با اعضای تیم برگزار کنید
۷- اطلاعات موردنیاز را به اشتراک بگذارید و از اعضای تیم بخواهید که آنها نیز این‌گونه کار کنند
۸- مراقبت بازخوردها و ارتباطات خود باشید
۹- با دقت به حرف افراد گوش دهید و نکات بین خطوط را نیز تشخیص دهید
۱۰- روابط و سلامت افراد را ارتقا دهید
راهنمای دسترسی به سامانه‌های دانشگاه تهران
• با استفاده از لینک زیر می‌توانید به منابع علمی و سامانه‌های داخلی دانشگاه نظیر اتوماسیون اداری از خارج از شبکه دانشگاه تهران از طریق سرویس UTVPN دسترسی پیدا کنید.
https://ithelp.ut.ac.ir/fa/news/3150
• با استفاده از لینک زیر می‌توانید به پورتال یکپارچه و شخصی شده خدمات و اطلاعات دانشگاه دسترسی پیدا کنید.
https://my.ut.ac.ir
• لیست راهنماها به تفکیک سامانه‌ها
https://ithelp.ut.ac.ir/fa/page/1059
نظر شما :